Estructura de una base de datos

 
Muchas veces me he encontrado a inges, que desconocen el verdadero potencial de herramientas tan basicas pero a la vez tan funcionales, y una de ellas es Microsoft Access, muchos que conocen sobre base de datos digase SQL Server 2005, 2008 y del lado bad!! (Oracle, MySQL) etc.. pero nunca han utilizado esta herramienta para solucionar alguna pequeña base de datos,…dejenme decirles que las capacidades y sobre todo las soluciones que pueden obtener al implementar Access como un sistema de base de datos relacional para equipos de trabajo y a niveles de grupo,, en lo particular es bastante buena,,, pero basicamente se necesita entender un poco de que se puede hacer con Access es por ello que aca les voy a colocar lo que seria en general la forma mas basica de la estructura de una base de datos y en este caso con Access.
 

Basicamente una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo lo están partes de la misma, es posible que tengamos que hacer el seguimiento de la información en diversos orígenes que tendremos que coordinar y organizar.

Por ejemplo, supongamos que los números de telefono de nuestros proveedores están almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de los productos, en un archivador y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendríamos que actualizar la información en los tres sitios. En una base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono se almacena sólo una vez, de modo que sólo tenemos que actualizar esa información en un lugar. Como resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor, se actualiza automáticamente en cualquier lugar que lo utilice en la base de datos.

 Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.
 Recuperar datos mediante una consulta.
 Ver o introducir datos mediante un formulario.
 Visualizar o imprimir datos mediante un informe.

 

Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de una base de datos a continuacion les dejo una pequeña descripcion de cada uno: 

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.

 La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes.
 La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos.
 Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.

Consultas

Una consulta nos ayuda a recuperar los datos que cumplan las condiciones que especifiquemos,  incluidos los datos de varias tablas. También podemos utilizar una consulta para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o personalizados con los datos.

 La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.
 La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.
 Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres en este caso.

Formularios

Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que se haya elegido al crear el formulario. Podemos crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear nuestro propio formulario en la vista Diseño.

 Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
 Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.
 Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.

Informes

Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, se puede enviar a un compañero de trabajo un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O bien crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.

 Utilizar un informe para crear etiquetas postales.
 Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.
 Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.

Ahora que ya conocemos la estructura básica de las bases de datos en este caso toalmente aplicable Access puedo decirles que en lo personal si es una gran herramienta que nos ofrece la suite de Microsoft Office 2007.. cualquier duda que tengan en materia a bases de datos me la pueden hacer llegar sin pena.. saludos a todos.

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